Språk
E-förslaget / Vad är ett e-förs...

Vad är ett e-förslag och hur funkar det?

Precis som med allt annat som kommunen gör finns det regler och riktlinjer även för e-förslaget. Nedan kan du läsa de riktilinjer som beskriver hur e-förslaget fungerar i Hallstahammars kommun. Dessa är antagna av kommunfullmäktige i maj 2017.

Riktlinjer för E-förslaget i Hallstahammars kommun

Vad är ett e-förslag?
E-förslag är ett webbaserat verktyg för invånare, verksamma och besökare till Hallstahammars kommun som vill väcka ett förslag i syfte att bidra till utvecklingen av kommunen. Förslaget publiceras på hallstahammar.se och andra personer kan stödja förslaget genom att rösta på det.

Syfte

Syftet med e-förslag är:

  • Att öppna upp en kanal för medborgare att engagera sig och framföra förslag till politiker,
  • Att stärka det representativa systemet genom ett ökat inflöde av idéer till den politiska dagordningen,
  • Att öka tillgängligheten till politiken för invånarna, samt
  • Att inkomna förslag ska bidra till att utveckla kommunens verksamhet och service.

Syftet med följande riktlinjer är att tydliggöra huvudstegen i processen kring e-förslag, tydliggöra ansvar och roller, samt vara ett stöd i den praktiska hanteringen av inkomna förslag.

Principer för e-förslag i Hallstahammars kommun

Nedanstående principer är beslutade av kommunfullmäktige den 29 maj 2017 § 70.
Två avgörande principer är utgångspunkten för e-förslag i Hallstahammars kommun:

  1. Vi som förtroendevalda och tjänstepersoner är öppna för att ta emot förslag från våra invånare!
  2. Vi som kommun är öppen för att låta oss påverkas av våra invånare genom e-förslag!

Vidare gäller följande principer för e-förslag i Hallstahammars kommun:

  • E-förslag är främst avsett för kommunens invånare, men det är även öppet för alla att lägga förslag för att fånga upp idéer från exempelvis besökare till kommunen.
  • Ingen åldersgräns finns för att lägga förslag, rösta eller kommentera.
  • Det ska vara möjligt att rösta för eller emot ett förslag, samt kommentera förslagen.
  • E-förslag är inte avsett för företrädare för politiska partier i kommunfullmäktige. För dem finns andra etablerade kanaler att använda.
  • Ingen inloggning krävs för att lägga förslag, rösta eller kommentera. Innan förslag publiceras och innan kommentarer publiceras sker en granskning utifrån att förslaget inte bryter mot någon lag eller annan författning.
  • När ett e-förslag har uppnått minst 50 ja-röster, skickas ärendet vidare till ansvarig nämnd för politisk behandling.
  • E-förslagen ligger öppet för omröstning under maximalt 60 dagar.


Avgränsning

E-förslag kan endast registreras digitalt via webbverktyget. Folkinitiativ om folkomröstning enligt kommunallagen kan inte ställas i verktyget för e-förslag. E-förslag är ej att likställa med medborgarförslag enligt kommunallagen.

Processen för E-förslaget

Registrera ett e-förslag
Den som vill väcka ett förslag går in på hallstahammar.se och registrerar förslaget i det digitala verktyget via e-tjänsten. Om tillgång till dator saknas är det även möjligt att registrera sitt förslag i de publika datorerna i Kundcenter på kommunhuset, huvudbiblioteket eller vid biblioteket i Kolbäck. Vid behov ska personal bistå vid registrering. Förslagsställaren är ansvarig och blir kontaktperson för sitt e-förslag.

Granskning
Varje e-förslag granskas innan publicering för att säkerställa att förslagets språk och innehåll följer lag eller annan författning. Förslag som inte ligger inom det kommunala ansvarsområdet eller på något vis bryter mot lag eller annan författning publiceras inte och förslagsställaren informeras om det med en motivering. Om det finns ett likartat förslag som nyligen publicerats kopplas efterföljande förslag till det tidigare förslaget. Tidsgräns för återkoppling till förslagsställaren är inom fem arbetsdagar.

Publicering
E-förslag som godkänts för publicering läggs upp i en portal på hallstahammar.se och förslagsställaren informeras om att förslaget är publicerat. Förslaget är aktivt 60 dagar efter publicering. Att förslaget är aktivt innebär att det går att rösta på förslaget.

Omröstning
Under den tid ett e-förslag är aktivt kan vem som helst gå in och stödja förslaget. Förslagsställaren ansvarar själv för att marknadsföra sitt förslag i sociala medier, lokala tidningar och så vidare. Alla inkomna e-förslag som får minst 50 ja-röster går vidare till politisk behandling.

Beredning/behandling
Om förslaget uppnått tillräckligt antal ja-röster går det vidare för politisk behandling. Förslagen behandlas inom ordinarie rutin för ärendegenomgångar i respektive nämnd. Förslagen ska vidare tas upp på respektive arbetsutskott där beslut tas om hur ärendet kommer att behandlas. Detta beslut återkopplas till förslagsställaren.

För de förslag som lyfts vidare till politisk behandling ska aktuell status på processen i ärendet kontinuerligt uppdateras i webbportalen på hallstahammar.se.

Beslut och återkoppling
Under själva beslutsprocessen ska status kring ärendet kontinuerligt uppdateras i portalen på hallstahammar.se. Där ska det framgå vilken nämnd och förvaltning som handlägger ärendet, när beredningen väntas vara klar och när ärendet ska tas upp för beslut.
Beslutet från ansvarig instans ska sedan publiceras på webbportalen på hallstahammar.se och återkopplas till förslagsställaren. Avslutade förslag ska finnas tillgängliga i webbportalen ett år efter att ärendet avslutats.

Kriterier för när ett förslag inte publiceras
Innan ett förslag publiceras görs en granskning av kommunen för att säkerställa att förslaget läggs i enlighet med syftet med verktyget och att det inte bryter mot någon lag eller annan författning.

Nedanstående kriterier är vägledande i bedömningen för när ett förslag inte publiceras:

  • E-förslaget bryter mot svensk lag eller annan författning, eller mot någon av diskrimineringsgrunderna.
  • E-förslaget ligger inte inom kommunens ansvarsområde utan på en annan myndighet eller en annan aktör i samhället.
  • Förslaget gäller enskilda ärenden eller myndighetsutövning mot enskild, som till exempel bygglov eller bistånd inom socialtjänsten.
  • E-förslaget gäller tydligt en felanmälan eller synpunkt på en specifik verksamhet, eller en ren verkställighetsfråga som kan hanteras direkt av ansvarig förvaltning.
  • Det finns formella skäl som exempelvis en pågående parallell politisk process/beredning, eller rättsprocess.
  • Ett likartat förslag har lagts i närtid, eller så har ett politiskt beslut fattats i frågan under de senaste 12 månaderna. Om det finns ett likartat förslag som nyligen publicerats kopplas efterföljande förslag till det tidigare förslaget.
  • Förslaget syftar till marknadsföring av produkt eller kommersiell verksamhet.

Kontrollfrågor innan publicering:

  1. Finns det några otydligheter i texten? Om texten inte går att förstå, gå vidare med lämplig åtgärd.
  2. Ligger förslaget inom kommunens ansvar- och verksamhetsområden? Om inte, svara förslagsställaren med (om möjligt) en hänvisning till ansvarig aktör.
  3. Innebär något i förslaget:
  4. Brott mot Personuppgiftslagen?

b. Brott mot Diskrimineringslagen?
c. Uppvigling?
d. Hets mot folkgrupp?
e. Upphovsrättsintrång?

Om tveksamhet finns i bedömningen, rådgör med kommunens jurist.

Ansvar och roller för e-förslag

Förslagsställaren
Ansvarar för att följa lagar och regler samt följa de råd och stöd som presenteras i samband med inlämning av e-förslag. Förslagsställaren ansvarar även för att marknadsföra sitt förslag och skapa stöd för det.

Förtroendevalda
Förtroendevalda ansvarar för att regelbundet bevaka inkomna e-förslag och marknadsföra möjligheten att lämna e-förslag. Vidare ansvarar politiken för att vara aktiv och följa dialogen som kan uppstå om och kring de olika förslagen. Av de förslag som inte uppnår tillräckligt antal röster har arbetsutskotten i nämnderna själva möjligheten att lyfta ett e-förslag för vidare beredning.

Styrgruppen för medborgardialog
Den politiska styrgruppen för medborgardialog ansvarar för uppföljning, utvärdering och har ett särskilt ansvar kring marknadsföring av verktyget.

Kundcenter
Kundcenter bistår med stöd för de som saknar möjlighet att själva registrera förslaget i e-tjänsten.

Nämndkansliet
Tar emot inkommande förslag, hanterar ärendet i systemet och är länken till vidare politisk beredning. Kansliet ansvarar vidare för att förslag lyfts vidare till respektive AU och nämnd samt för att återkoppla beslut.

Respektive nämnd och förvaltning
Ansvarig nämnd och förvaltning ansvarar för att ta vidare förslag till beredning och beslut, samt att återkoppling sker tillbaka till förslagsställaren via nämndkansliet.

Kommunstyrelseförvaltningen
Kommunstyrelseförvaltningen ansvarar för stöd och samordning av verktyget och tjänsten, funktionalitet på webbplatsen och kontinuerlig uppföljning och återkoppling till styrgruppen för medborgardialog.

Uppföljning
Uppföljning av inkomna e-förslag sker genom kontinuerliga återrapporteringar på ordinarie möten med styrgruppen för medborgardialog, samt årlig sammanställning av antal inkomna och behandlade förslag.