Offentlig upphandling

Upphandling

Upphandling är processen där offentliga organisationer, som kommuner och myndigheter, köper varor, tjänster eller byggentreprenader från externa leverantörer.

Syftet med upphandling är att säkerställa att offentliga medel används effektivt och att inköpen sker på ett rättvist och transparant sätt. Hallstahammar kommunens ramavtal måste vara upphandlade enligt de lagar som gäller för offentlig upphandling.

Se planerade upphandlingar i Hallstahammar kommun under egen rubrik längre ned på denna sida.

Vi behandlar alla anbud på samma sätt, oavsett om anbudsgivaren har varit leverantör tidigare eller är med i en upphandling för första gången.

De grundläggande upphandlingsprinciperna

De grundläggande upphandlingsprinciperna är viktig för att säkerställa rättvisa och transparens i offentlig upphandling.

Här är en översikt över de fem principerna:

1. Ickediskriminering: Denna princip innebär att det är förbjudet att diskriminera leverantören baserat på nationalitet. Alla leverantörer ska ha samma möjlighet att delta i upphandlingen.
2. Likabehandling: Alla leverantörer ska behandlas lika och ges samma information vid samma tidpunkt. Detta innebär att inga leverantörer får ges fördelar eller särbehandlas.
3. Proportionalitet: Kraven och villkoren i upphandlingen ska vara rimliga och stå i proportion till det som upphandlas. Kraven ska vara båda lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet med upphandlingen.
4. Öppenhet: Upphandlingsprocessen ska vara transparant. Alla dokument och krav ska vara tydliga och tillgängliga för alla leverantörer. Detta för att undvika favorisering och godtycke.
5. Ömsesidigt erkännande: intyg och certifikat som utfärdats av behöriga myndigheter i ett EU- eller ESS- land ska erkännas även i andra medlemsländer.

Dessa principer hjälper till att skapa en rättvis och konkurrensutsatt marknad, vilket är fördelaktigt för båda Hallstahammar kommun och leverantörer.

Läs mer om de grundläggande upphandlingsprinciperna på Upphandlingsmyndighetens webbplats.

Länk till de grundläggande upphandlingsprinciperna Länk till annan webbplats.

Direktupphandling

Direkt upphandling är en förenklad form av offentlig upphandling som används när värdet av det som ska köpas in är längre än för närvarande 700 000 kronor.
Denna typ av upphandling kräver inte annonsering eller formella anbud och staden kan vända sig direkt till de leverantörer som kan leverera enligt önskemål.

Hallstahammar kommun har en riktlinje för hur direktupphandlingar ska genomföras.

Länk till Hallstahammar kommuns riktlinje för direktupphandlin (pdf) Pdf, 710 kB.

Läs mer om direktupphandling på upphandlingsmyndighet webbplats:
Direktupphandling - offentlig upphandling | Upphandlingsmyndigheten Länk till annan webbplats.

Ramavtal

Ett ramavtal är ett avtal som fastställer villkrona för framtida kontrakt som ska tilldelas under en viss tidsperiod. Ramavtal används ofta när det finns ett återkommande behov av varor eller tjänster.

Med ramavtal specificerar kommunen villkoren för framtida avrop, vilket innebär att kommunens inköpare kan göra beställningar enligt de fastställda villkoren utan att behöva genomföra en ny upphandling varje gång.

Policy och riktlinjer

Hallstahammar kommun har flera policyer oh riktlinjer för inköp och upphandling. Dessa dokument är utformade för att ge vägledning till förtroendevalda och anställda om hur de ska agera vid inköp och upphandlingar.

Riktlinjerna täcker olika aspekter av inköpsprocessen, inklusive hållbarhet, kravställning, utvärdering och uppföljning.

Dokumenten syftar till att säkerställa att alla inköp sker på ett kostnadseffektivt och transparent sätt, i enlighet med de grundläggande upphandlingsprinciperna.
De Hjälper också till att främja en öppen och konkurrensutsatt marknad, vilket är fördelaktigt för både kommunen och leverantörerna.

Här kan du läsa mer om kommunens riklinjer och policys

Här finner du information om vilka upphandlingar som Hallstahammar kommun har och hur kan du som leverantör delta i dem.

Hallstahammar kommunens annonserar aktuella upphandlingar via det elektroniska upphandlingssystemet Visma Länk till annan webbplats.

Du som leverantör kan skapa ett konto i Visma Tendsig där du har tillgång till ca 65% av Sveriges upphandlingar.

De företag som önskar att få påminnelser löpandet om kommunens lokala upphandlingar kan anmäla det till näringslivsenheten för att få utskick av den informationen genom att skicka e-post till naringslivsenheten@hallstahammar.se.

Ett annat alternativ att du köper tjänsten via ett konto i Opic (www.opic.com/bestall/ Länk till annan webbplats.). Där finner du lokala och regionala upphandlingar samt upphalningar för hela Sverige.

Kommande upphandlingar 2025-2026

Hallstahammars kommun planerar för sina upphandlingar i förhand. Här ser du en sammanställning av kommande upphandlingar som är planerade att genomföras.(Observera att upphandlingsplanen kan komma att ändras eller uppdateras vid behov.)

Syftet med en uppförandekod för leverantörer hos Hallstahammar kommun är att säkerställa att alla leverantörer följer vissa etiska och hållbara riktlinjer.
Kommunen inför därför en uppförandekod för leverantörer i alla sina upphandlingar.

Vad är uppförandekod?

Kommunens uppförandekod bygger på FN:s tio globala principer som handlar om mänskliga rättigheter, arbetsrättigheter, miljö, öppenhet och korruption.

Genom att lyfta fram dessa principer i alla nya upphandlingar vill kommunen säkerställa att leverantörerna bidrar till mer hållbara och etiska leveranser, vilket i sin tur stärker förtroendet mellan kommunen och leverantörerna.

Länk till mer information om Hallstahammars kommuns uppförandekod för leverantörer

Här finns du information till dig som redan är leverantör eller vill bli leverantör till Hallstahammar kommun.

Hallstahammar kommun annonserar aktuella upphandlingar via det elektroniska upphandlingssystemet Visma Tedsign.

Båda stora och små företag kan bli leverantörer till Hallstahammars kommun. För att bli leverantör behöver ditt företag första delta i upphandlingar genom att lämna anbud.

Det är kostnadsfritt att lämna anbud. När du registrerar dig i Visma Tendsign får du tillgång till aktuella annonser och upphandlingsdokumentet.

Du kan lämna ditt anbud samt bifoga filer/dokument om det efterfrågas.

Observera att som leverantör ligger ansvaret hos dig för att hålla dig uppdaterad om aktuell information angående respektive upphandling.

Bli ramavtalsleverantör

För att leverantör ska kunna delta i Hallstahammar kommuns upphandling finns det flera steg att följa.

Förberedelse:
Kommunens upphandlingar publiceras i upphandlingssystemet Visma Tendsign. Se till att ditt företag är registrerat i Visma Tendsign.

Hitta upphandlingar:
Börja med att undersöka vilka behov kommunen har och hur dessa kan matcha dina produkter eller tjänster.

Lämna anbud
Det är viktigt att förstå alla krav och villkor som ställs i upphandlingen. Vid ett större uppdrag kan ni lämna anbud på enskilda delanbudsområdet om det är tillåtet.

Det är viktigt att lämna in anbudet i tid. Om ni har uppgifter som ni vill sekretessbelägga ska det göras i det här skedet.

Utvärdering
Hallstahammar kommun utvärderar alla inkomna anbud baserat på de kriterier som anges i upphandlingsdokumenten.

Tilldelning av beslut
Utifrån ställda utvärderingskriterier tilldelar Hallstahammar kommun beslutet och därefter löper avtalsspärr på tio dagar. Under den tiden har leverantörer möjlighet att granska och överpröva Hallstahammar kommuns tilldelningsbeslut.

Här kan du läsa om förberedning och planering för att lämna anbud
Förbered och planera för att lämna anbud - Upphandlingsmyndigheten Länk till annan webbplats.

Några tips för leverantör som ska lämna anbud:

Att skriva ett anbud kan vara en utmanande process, men med rätt strategi och förberedelse kan du öka dina chanser att vinna upphandlingen.

Här är några tips för att hjälpa dig på vägen:

1. Läs och förstå alla dokument: se till att du har läst och förstått alla upphandlingsdokument och eventuella tillägg.
2. Ställ frågor om något är oklart: Använd upphandlingssystemet frågor och svarfunktion.
3. Håll dig uppdaterad: se till att du är medveneten om eventuella kompletteringar samt frågor och svar som har kommit in under anbudstiden.
4. Granska och korrekturläs: Var noga med att svara på alla frågor i underlaget och bifoga efterfrågade dokument på rätt sätt.
5. Utför noggranna mätningar och kalkyler: Säkerställ att dina kostnadsberäkningar är korrekta och omfattar alla aspekter av projektet.
6. Vid referensbegäran: Säkerställ att referenspersonerna är informerade och tillgängliga för referenstagning.
7. Lämna in anbudet i god tid: Börja arbetet med anbudet i god tid och skicka in ditt anbud några dagar innan deadline.

Vill du veta mer om att lämna anbud? Här är några länkar till mer information:

Ta del av Upphandlingsmyndighetens information om att göra affärer med offentlig sektor Länk till annan webbplats.

Jag vill sälja min produkt eller tjänst till kommunen, hur gör jag?
Svar: För att kunna sälja något till Hallstahammar Kommun behöver du först ta reda på om kommunen har ett behov av det du säljer.

Jag vill begära ut handlingar från en upphandling, hur gör jag?
Svar: Skicka en formell begäran till upphandlings enheten upphandling@hallstahammar.se. Det är bra om du anger det diarienummer som du förfrågan avser.
Alternativ kan du ange upphandlingens namn.

Tecknar Hallstahammar kommun alltid avtal med den leverantör som är billigaste?
Svar: Nej, Det anges i varje enskild upphandling hur anbuden kommer att utvärderas.

Jag har problem med Visma Tendsign, hur gör jag?
Svar: Kontakta deras support om du har problem med systemet.

Kan jag ställa frågor om upphandlingsdokumenten?
Svar: Ja, om något i upphandlingsdokumenten är otydligt har du rätt att ställa frågor till upphandlingsenheten genom Tendsign anbudstjänst.
I upphandlingsdokumenten anges Vad är sista dagen för att ställa frågor.
Svaren på dessa frågor publiceras i Tendsign så att alla anbudsgivare får samma information.

Varför vann inte jag upphandlingen?
Svar: Om du inte blev tilldelad avtal och vill ha mer detaljerade feedback om skälen till det ska du kontakta upphandlingens ansvarige upphandlare.

Vad är en avtalsspärr?
Svar: En avtalsspärr är en tidsperiod efter att ett tilldelningsbeslut har fattats, under tiden får inget avtal tecknas. Detta ger leverantörer möjlighet att överpröva beslutet om de anser att det har skett felaktighet.